クライアントと良好な関係を築く
1. 事前準備
SNSなどでオンライン秘書のお問い合わせがあったときの対応
🟠 クライアントのリサーチ
* 会社の公式サイトやSNSなどを確認し、事業内容・ビジョン・実績などを把握する
* 競合他社や同規模の企業を調べて、業界理解を深める
* クライアントの顧客（ターゲット、年齢層や特徴）の悩みを知る
🟠 事前リサーチのメリット
* クライアントの課題を想定し、質問や提案の質を高められる。
* 前向きかつ具体的な意見が出せるため、真剣に向き合っている姿勢が伝わり信頼度が向上する。
2. 初回ヒアリング
🟠ヒアリングシートの活用
* 必要な情報を引き出し、サポートの全体像を提案しやすくなる。
* 現状の課題、理想の姿などを整理して把握することで、提案書作成がスムーズに行える。
3. 定例ミーティング
* 継続的なコミュニケーションの場を設ける
* 定期的に進捗や課題を共有する場を設定する。
* 定例ミーティングを通じて、お互いの情報交換や認識のすり合わせを行い、トラブルや不満の早期発見・解消につなげる。
🟠日々の業務の確認
* ヒアリング時、「つい時間がかかってしまう業務」「後回しにしてしまいがちな業務」を質問してみる。
* 表情を曇らせる瞬間があれば、その業務が負担になっている可能性が高い。サポート提案のヒントになる。
🟠事業全体を把握し、気づいた業務を提案
* クライアントが気づいていない隠れた課題や業務を発見し、積極的に提案する。
* 「事業全体を理解してもらえている」という安心感が、信頼関係構築に繋がる。
4. コミュニケーション
🟠ヒアリングを超えて、相手の背景を理解する
* 仕事の話以外にも、趣味や関心ごとに軽く触れ人となりを知ることで、お互いの距離が縮まりやすい。
* ただし、踏み込み過ぎにならないよう配慮する。あくまで相手が話しやすい範囲で質問する。
🟠こまめなコミュニケーションで安心感を提供
* 進捗状況やちょっとした作業の報告など、こまめに連絡することで「任せて安心」と思ってもらう。
* メールやチャットツールなど、クライアントの好むコミュニケーション手段を尊重する。
🟠レスポンスのスピードと内容を意識する
* すぐに解決できない課題でも、ひとまず状況を共有し、次のアクションや検討スケジュールを伝える。
* 「迅速さ」と「誠実さ」が、クライアントとの信頼関係を育む。
まとめ
クライアントとの良好な関係は、「相手の状況や課題を正しく理解し、寄り添う姿勢」を徹底することで生まれます。
事前準備をしっかり行い、初回ヒアリングで相手の求めるサポートを具体的に提案し、
日々のコミュニケーションで安心感を与えることが大切です。
クライアントが抱える不安や悩みに寄り添い、継続的なサポートの仕組みを提供していくことで、
長期的に信頼されるパートナーとなれるでしょう。
