オンライン秘書にも必要なタスク管理 の手順をかんたんに説明します。

ご覧いただきましてありがとうございます。

こちらでは、50歳を過ぎた私が母の介護費用に充てるために在宅ワークで副業をして、月10万円を稼げるようになるまでの道のりを綴っています。

在宅ワークの内容は、事務経験を活かしたオンライン秘書と最近、企業やお店の活用が盛んになっているWEB（SNS、ホームページなど）を使う案件獲得を目指しています。

50代の私と同世代の方は、子どもの学費が必要だったりしますよね。

もしかしたらそのために収入の手段を考えているかもしれません。

オンライン秘書に限らず日常的にもタスク管理が必要で、今さら知ってるよと思いますよね。

そこをあらためてこんな手順がありますよ。と、かんたんに説明します。

タスク管理 の手順をかんたんに説明します。

お仕事を円滑にすすめるために、進捗をクライアントと自分の双方で確認しながら進めるもの。ですよね。

その中には個人用、チーム用があります。

✅ 個人用・・・自分の作業をスケジュール通りにこなす（メールチェック、資料作成）

✅ チーム用・・・役割分担を明確にして確実に目標達成する（SNS運用、イベント）

タスク管理を、どんな順番で進めるの？　✅ チーム用

1.可視化する

チーム用は、みんなが見やすいようなタスクシートになっていることが望ましいですね。

”いつ、誰が、何を”の内容は、イメージしやすいと思います。

”どこで”は、例えば書類はどこに置いていて、完了したらここにチェックを入れる。と、決めておけば書類を探す手間が省けます。

”どのように”は、どんな手順でするかの説明を分かりやすいところに置いておくと、誰もがスムーズに作業を進められます。

2.優先順位をつける

何回も聞いたことあるとは思うのですが、、。

タスクをこの図に振り分けてみると、進める順番を決めやすくなります。

・まずやるのは”重要かつ緊急”

・その次の予定は”緊急ではないが重要”　←ここは、人生の設計にも超重要！しっかりふやすと人生が充実します。

・任せてもいいのは”重要でも緊急でもない”

・やらないのは”重要でも緊急でもない”

3.細分化する

抽象度を上げて行動しやすくすることが大切です。

チーム内でも認識が一致しやすく、誰が見ても分かりやすくゴールまで進めやすくなります。

4.見直し調整する

・進捗確認のタイミングを決める。

・遅れが生じた時に、完了させるために柔軟に対応できたか。他のやり方が良いのか。

効率的に進めるようチームで見直す。

タスク管理を、どんな順番で進めるの？　✅ 個人用

チーム用の進め方を参考に、個人用は「アイビー・リー・メソッド」をプラスすると良いです。

1. 前日にタスクをリストアップする

   • その日にやるべきことを振り返り、明日最優先でやるべき「重要タスク」を6つまでに厳選して書き出す。

   • 仕事やプライベートを問わず、本当に重要なものに絞ることがポイント。

2. 翌日はリストの1番目から着手

   • 朝になったら、リストの“1番目のタスク”を最優先で取り組む。

   • 途中でほかのタスクや連絡が入っても、なるべくこのタスクが終わるまでは集中力を乱さない。

3. タスクを完了したら次へ進む

   • 1番目のタスクが完了したら2番目に移り、同じ要領で集中して作業する。

   • 3番目、4番目…と順番にこなし、可能な限り当日に6つを終わらせる。

4. 終わらなかったタスクは翌日に繰り越す

   • もし当日中に全部終わらなかったら、残ったタスクを翌日の最優先にまわす。

   • そのうえで、改めて翌日の「6つのタスク」を整理して書き出す。

5. 厳選して“優先順位を守る”ことがカギ

   • 多忙な人ほど「やるべきこと」が山ほどあるが、あえて6つに制限することで集中を高め、優先順位をはっきりさせる。

   • 何か新しい依頼や急用が入っても、まずは上位タスクの完了を目指す。

6. 毎日の繰り返しで生産性が向上

   • この手法を継続することで、「最も重要なことを確実に片付ける」習慣が身につく。

   • 結果として、やるべきことがうまく進み、無駄なタスクに流されにくくなる。

参考にしてもらえるとうれしいです。